SEPA

Laut EU-Gesetzgebung wird ab dem 1. Februar 2014 europaweit ein neues Zahlungssystem in Kraft treten, das primär alle Überweisungen und Lastschriften betrifft – sowohl internationale als auch nationale. Jeder Bankkunde erhält durch SEPA unter anderem eine eigene internationale Bankkontonummer (IBAN), die die bisherige Kontokennung ersetzt. Damit soll der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr künftig schneller abgewickelt werden können.

Was ist SEPA?
SEPA ist die Abkürzung für „Single Euro Payment Area“ und heißt so viel wie „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Dieses Verfahren wird also EU-weit zum 1.2.2014 eingeführt und dient dazu, dentlich zu regeln. Das Verfa Zahlungsverkehr - vor allem auch den Lastschriftverkehr und die Überweisungen - innerhalb der EU einheihren gilt auch für alle betroffenen Vereine, Sonderregelungen gibt es hier nicht. Auch dann nicht, wenn der Verein keinen Zahlungsverkehr mit dem Ausland tätigt, was bei den meisten Vereinen der Fall sein dürfte.

Was bedeutet IBAN?
IBAN ist die neue internationale Kontonummer, welche die alte Kontonummer ersetzt. Sie besteht aus insgesamt 22 Stellen. Darin enthalten sind die Länderkennung (DE für Deutschland), eine zweistellige Prüfnummer, die achtstellige Bankleitzahl sowie die zehnstellige Kontonummer, also größtenteils bekannte Komponenten. Die bisher übliche Bankleitzahl wird durch eine internationale Bankleitzahl (BIC) ersetzt. Ab dem 1. Februar sind Überweisungen und Lastschriften also nur noch mit IBAN und BIC möglich.

Gläubiger-ID
Um als Zahlungsempfänger Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigt der Zahlungsempfänger (Verein) eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID). Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. Diese Gläubiger-ID wird bei der Bundesbank per Email beantragt
(www.glaeubiger-id.bundesbank.de).

Inkassovereinbarung mit Hausbank abschließen
Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss der Zahlungsempfänger (der Verein) von seinem Zahlungsdienstleister (die Bank) zum Lastschriftverfahren zugelassen werden. Dies geschieht durch Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung mit der Hausbank. Dazu muss der Vorstand nach § 26 BGB einen entsprechenden Vertrag mit der Bank abschließen.

Information der Mitglieder zwingend erforderlich
Die Mitglieder müssen rechtzeitig auf geeignete Art und Weise über die Einführung des SEPA-Verfahrens informiert werden. Dies betrifft sowohl die Altmitglieder, die bereits dem Verein eine Einzugs- und/oder Lastschriftermächtigung erteilt haben, als auch die neu eintretenden Mitglieder bis zum 1.2.2014.
Siehe Musterschreiben an die Mitglieder am Ende des Artikels!

Mandatsreferenz vergeben
Unter der Mandatsreferenz versteht man, dass jedem Vereinsmitglied ein eindeutig zu identifizierender individueller, vereinsinterner Code zugewiesen werden muss. Dieser ist beim künftigen Zahlungsverkehr des Vereins erforderlich und muss bei jeder Überweisung oder dem Bankeinzug verwendet werden.
Diese Mandatsreferenz könnte man mit dem Nummernschild eines Autos vergleichen. In Deutschland gibt es jedes Schild (das heißt jede Nummer) nur einmal. Ebenso muss es im Verein mit den Mitgliedern gehandhabt werden. Für jedes Mitglied muss durch den Verein eine eigene, im Verein einmalige Nummer oder Buchstaben-Nummernkombination vergeben werden. Wie Sie das machen, steht Ihnen frei. Die Mandatsreferenz darf nur nicht länger als 35 Stellen sein. Bei Vereinen bietet sich dafür die Vereinsnummer (so vorhanden) an, da das sicher die praktikabelste Lösung ist.

Neue Lastschriftmandate mit den Mitgliedern vereinbaren
Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Ein Mandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers (Vereinsmitglied) zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger (Verein) als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister (Bank) zur Einlösung der Zahlung. Die verbindlichen Mandatstexte für die SEPA-Mandate sind i.d.R. in den Bedingungen für den Lastschrifteinzug der Zahlungsdienstleister vorgegeben.

Die Einführung des SEPA-Verfahrens sollten Sie generell dazu nutzen, den Beitragseinzug nur noch per Lastschrift bei den Mitgliedern zu erheben. Grundlage dafür ist die Satzung des Vereins. Im Rahmen der Einführung des SEPA-Verfahrens muss der Verein zunächst also die Satzung, und in der Folge die Beitragsordnung und die Aufnahmeformulare, prüfen und ggf. anpassen. Eine Pflicht zur Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats kann sich nur aus der Satzung des Vereins ergeben.

Bisher vorliegende „Einzugsermächtigungen“ durch die Mitglieder sind nach wie vor gültig, müssen aber „umgedeutet“ werden. Dies wiederum bedeutet, dass der Verein jedes Mitglied darüber informieren muss, um ein SEPA-Lastschrift-Mandat zu erstellen und ihm mitteilen, wann sein Mitgliedsbeitrag abgebucht wird. Wer allerdings bereits gültige Einzugsermächtigungen vorliegen hat, um die Mitgliedsbeiträge einzuziehen, muss keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen.

Es sind allerdings nur Einzugsermächtigungen mit einer physikalischen Unterschrift weiterhin gültig. Wer Online-Mitgliedschaften anbietet und auf das Einholen der Unterschrift verzichtet hat, muss die Unterschrift nachträglich einholen. Ansonsten ist diese Einzugsermächtigung laut Richtlinien „nicht SEPA-fähig“.

Mit der Einführung des SEPA-Verfahrens ist auch der Einzug der Beiträge nicht mehr mit Datenträgern wie Diskette, CD-ROM und USB-Stick oder gar mit beleghaften Lastschriften möglich, das heißt, Online-Banking wird Pflicht!

Der Aufwand für die Umstellung
Die SEPA-Umstellung im Verein bedeutet eine ganze Menge an Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen!

Beginnen Sie daher rechtzeitig mit den Vorbereitungen!

Wie hoch der Aufwand sein wird, lässt sich pauschal nicht beantworten, sondern ist abhängig von der Größe und Komplexität eines Vereins. Grundsätzlich kann man sagen: Je mehr Lastschriften ein Verein einzieht und je abhängiger er von diesen Einnahmen ist, umso eher sollte er mit den Umstellungsvorbereitungen beginnen. Auch nach der Umstellung muss sich der Verein auf Mehraufwand einstellen, da das neue „SEPA Direct Debit“-Verfahren deutlich komplexer ist als das bisherige Einzugsermächtigungs-Lastschriftverfahren.

Vereine, die die Umstellung verschlafen, müssten im schlimmsten Fall damit rechnen, dass Gehälter nicht mehr gezahlt und Rechnungen nicht mehr beglichen können. Daher sollten sie sich möglichst bald mit ihrer Hausbank in Verbindung setzen, um die nötigen Vorbereitungen für die Umstellung in die Wege zu leiten.

Den größten Aufwand wird in der Regel die Umstellung der vereinsinternen Software und Buchhaltung verursachen. So müssen beispielsweise die IBAN der Mitglieder und Vertragspartner eingeholt und die SEPA-Mandate laufend verwaltet werden. Darüber hinaus erlegt das neue Verfahren zusätzliche Informationspflichten auf.

Von der Umstellung auf die neuen SEPA-Überweisungen und Lastschriften sind alle Arbeitsbereiche eines Vereins betroffen, die mit Zahlungsvorgängen und/oder der Verwaltung von Kontodaten zu tun haben. Das gilt zum Beispiel für Buchhaltung, Personalverwaltung, Warenwirtschaft, Abo-Verwaltung, Immobilienverwaltung, IT, Mitgliederverwaltung und auch das „Kerngeschäft“ eines Vereins, die satzungsgemäße Vereinsarbeit.

Die Vereine sollten daher den erforderlichen Aufwand nicht unterschätzen und jetzt handeln!

Analyse der Zahlungsströme
Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Gelder, die zu- bzw. abfließen: Wann wird (von) wem wofür und wie gezahlt? Wo hat der Empfänger/Zahler seinen Sitz – in Deutschland, im SEPA-Raum, im sonstigen Ausland? Bei Auslandszahlungen müssen Sie zukünftig zwischen SEPA- und SWIFT-Verfahren unterscheiden.

SEPA-Mandatsverwaltung
An die Vereinsverwaltungs-Software des Vereins werden wegen der neuen Lastschriftmandate sowie der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs hohe Anforderungen gestellt. Diese ergeben sich vor allem daraus, dass zukünftig jedes Mandat und jede damit erfolgte Zahlung und Rücklastschrift auf elektronischem Weg nachvollziehbar sein muss. Jedes Mandat muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer erhalten. Zusätzliche Daten sind zu erfassen und zu pflegen. Die Mandateverwaltung braucht viel Sorgfalt „vor dem Computer“ und ein leistungsfähiges System „im Computer“.

SEPA-Lastschriften werden außerdem nicht mehr als DTAUS-, sondern als XML-Dateien bei der Bank eingereicht. Folge: Hat Ihre Software bisher DTAUS-Dateien erzeugt, muss sie künftig Dateien im XML-Format erzeugen.
Es muss daher geprüft werden, welche Verwaltungssysteme mit Zahlungsvorgängen zu tun haben (zum Beispiel Verwaltung der Kontodaten von Spendern/Mitgliedern, Buchhaltungssoftware, Rechnungsstellung; Bankingtools)? Bringen sie in Erfahrung, für welchen Zeitpunkt die Hersteller eine SEPA-fähige Version zusichern können und ob Sie dafür zusätzliche Kosten (Lizenzen, Schulungen) einkalkulieren müssen?

Analyse aller Publikationen
Überprüfen Sie, auf welchen Geschäftspapieren, Faltblättern, Präsentationen, Wettkampfausschreibungen, Jahresberichten usw. werden die Kontodaten des Vereins enthalten sind und veranlassen Sie die Korrekturen bzw. die Neuauflagen mit den neuen Kontokennungen IBAN und BIC.

Neue Formulare für Einzugsermächtigung
Die bisherigen Vorschriften, nach denen man eine Einzugsermächtigung erteilen kann, werden abgelöst durch das sogenannte SEPA-Mandat. Text und Aufbau sind in weiten Teilen genau vorgegeben. Diese Richtlinien müssen eingehalten werden. Gültig wird das Mandat durch die physikalische Unterschrift; eine elektronische Signatur ist zurzeit noch nicht möglich. Näheres erfahren Sie bei Ihrer Hausbank.

Zeichensatz
Bitte beachten Sie: Die Zeichensätze ändern sich unter SEPA ebenfalls. Umlaute wie „ä“, „ü“, „ö“, „ß“ und „&“
sind nicht mg h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
/ - ? : ( ) . , +
Leerzeichen

 ehr zulässig und werden unter SEPA nicht übermittelt d.h. durch ein Leerzeichen ersetzt. Erlaubte Zeichen sind ausschließlich:
a b c d e f

Checkliste zur SEPA-Umstellung

SEPA-Lastschriftmandat

M U S T E R S C H R E I B E N

Verein e.V., 12345 Berlin


Gläubiger-Identifikationsnummer [Nummer], Mandatsreferenz [Nummer]

Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,

wir nutzen zum Einzug Ihres Mitgliedsbeitrages die Lastschrift (Einzugsermächtigungsverfahren). Als Beitrag zur Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) stellen wir ab dem [Datum] auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um.

Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch - die oben genannte Mandatsreferenz und - unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer gekennzeichnet, die von uns bei allen Lastschrifteinzügen angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts zu unternehmen.

Lastschriften werden weiterhin von Ihrem folgenden Konto eingezogen:
IBAN: [Nummer]
BIC: [Nummer] (Bankhaus XXX, Ort)

Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug.

Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben, kontaktieren Sie uns gerne.

Mit freundlichen Grüßen