Rücklagen

Sehr häufig gestellte Fragen betreffen die Vermögensbildung und -verwendung im Verein. Es existiert leider sehr viel Unsicherheit, weil man verständlicherweise die Gemeinnützigkeit nicht verlieren will.

Vermögensaufbau und Rücklagenbildung 

Ein gemeinnütziger Verein muss seine Mittel grundsätzlich zeitnah für seine steuerbegünstigten - also gemeinnützigen - satzungsmäßigen Zwecke verwenden - § 55 Abs. 5 der Abgabenordnung (AO). Geschieht dies nicht, verliert der Verein die Gemeinnützigkeit. Bei einem Verstoß gegen den Grundsatz der Zeitnähe kann das Finanzamt dem Verein jedoch eine Frist für die Verwendung der Mittel für die steuerbegünstigten Zwecke setzen. Das heißt, der Verein müsste dann in relativ kurzer Zeit seine Überschüsse aufbrauchen. Allerdings nur für gemeinnützige Zwecke. Kommt der Verein dieser Aufforderung des Finanzamtes nach, bleibt die Gemeinnützigkeit erhalten. Ob das Finanzamt von dieser Regelung Gebrauch macht, liegt in seinem pflichtgemäßen Ermessen. Die Erfahrungen zeigen aber, dass das Finanzamt durchaus anerkennt und berücksichtigt, dass der größte Teil der Vereine ehrenamtlich geführt wird und demzufolge auch (meist unwissentlich) Fehler gemacht werden.

Was ist unter zeitnah zu verstehen?

Die Verwendung von Mitteln geschieht zeitnah, wenn die Mittel bis zum Ende des auf den Zufluss übernächsten Kalender- oder Wirtschaftsjahres für die steuerbegünstigten Zwecke ausgegeben werden. Das bedeutet, dass Mittel, die dem Verein 2013 zufließen bis zum Ende des Jahres 2015 ausgegeben worden sein müssen (Neuregelung durch das Gesetz zur Stärkung des Ehrenamtes ab 2014).

Zu den Einnahmen, die Sie im Verein zeitnah verwenden müssen, gehören vor allem die

  • Einnahmen aus Sponsoring,
  • Erträge aus der Vermögensverwaltung,
  • Gewinne aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb,
  • Gewinne aus dem Zweckbetrieb,
  • Mitgliedsbeiträge und
  • Spenden.

Als Ausgabe gilt auch die Verwendung von Mitteln für die Anschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen, wenn sie satzungsgemäßen Zwecken dienen.

Erlaubte Zuführungen zum Vermögen

Das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung gilt nicht für bestimmte, in § 58 Nr. 11 AO aufgeführte Zuwendungen. Es handelt sich um:

  • Zuwendungen aus Erbschaften, für die eine bestimmte Verwendung vom Erblasser nicht vorgeschrieben ist;
  • Zuwendungen, bei denen der Spender ausdrücklich erklärt, dass sie zur Vermögensaufstockung des Vereins bestimmt sind;
  • Zuwendungen aus einem Spendenaufruf mit dem Ziel der Vermögensbildung;
  • Sachzuwendungen, die ihrer Natur nach zum Vermögen gehören (z.B. Wertpapiere, Immobilien).

Diese Einnahmen darf ein gemeinnütziger Verein dauerhaft dem Vermögen zuführen, muss sie aber für gemeinnützige Zwecke verwenden, wenn er sie später einmal wieder ausgibt. 

Bildung von Rücklagen

Natürlich weiß auch der Fiskus, dass Vereine ein gewisses finanzielles Polster brauchen. Zum Beispiel um Gelder für laufende Kosten auf der hohen Kante zu haben, um für geplante Vorhaben in der Zukunft Geld anzusparen oder auch für Ersatzbeschaffungen, die sich nicht einfach aus dem laufenden Jahresetat finanzieren lassen.

Zweckgebundene Rücklagen

Nach § 58 Nr. 6 AO darf ein gemeinnütziger Verein seine Mittel daher ganz oder teilweise einer Rücklage zuführen, soweit dies für die nachhaltige Erfüllung seiner satzungsmäßigen Zwecke erforderlich ist (z.B. zweckgebundene Rücklagen für spätere Anschaffungen oder die Durchführung einer größeren Veranstaltung).

Beispiel: Ein Verein möchte sich z.B. einen Kleinbus für den Mannschaftstransport anschaffen, muss dazu aber mehrere Jahre ansparen. Die jährlich anwachsende Sparsumme wird in der Buchführung als "zweckgebundene Rücklage oder Investitionsrücklage" bezeichnet.

Es können auch Rücklagen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gebildet werden. Das macht sich dann erforderlich, wenn es um Anschaffungen geht, die nicht aus den steuerbegünstigten Einnahmen finanziert werden dürfen. Diese Mittel können aber erst nach Versteuerung der Erträge aus einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb einer Rücklage zugeführt werden, die nicht für gemeinnützige Ausgaben gedacht ist.

Beispiel: Ein Verein benötigt für seine Vereinsgastronomie eine neue Bestuhlung. Dazu muss er eine Rücklage bilden. Dafür darf er nur versteuerte Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes verwenden.

Zulässig ist auch die Bildung einer sog. Betriebsmittelrücklage für periodisch wiederkehrende Ausgaben, z.B. für regelmäßig zu zahlende Löhne, Mieten und Raten. In die Betriebsmittelrücklage eingestellt werden kann der Bedarf für eine angemessene Zeitperiode. Diese liegt zwischen einem Monat und einem Jahr und hängt von der Finanzstruktur des Vereins ab.

Beispiel: Solch eine Rücklage ist dann erforderlich, wenn z.B. die Beitragseinnahmen erst Mitte des Jahres dem Verein zur Verfügung stehen, die laufenden Kosten aber bereits ab Januar bezahlt werden müssen. Für diesen Fall kann (muss) der Verein Mittel in das neue Geschäftsjahr mit "rüber" nehmen. Im Jahresabschluss sollten sie aber als Betriebsmittelrücklage gekennzeichnet sein.

Zusammenfassung

Zweckgebundene Rücklagen sind:

  • Gelder für die Errichtung, den Ausbau oder die Instandsetzung vereinseigener Gebäude,
  • Rücklagen für wiederkehrende Ausgaben (Betriebsmittelrücklagen),
  • Rücklagen für die Pflege des Vereinsvermögens (z.B. für die Reparatur/Instandsetzung eines geerbten Hauses),
  • Wiederbeschaffungsrücklage

Freie Rücklagen

§ 58 Nr. 7 Buchstabe a der AO bietet die Möglichkeit zur Bildung einer freien Rücklage. Nach dieser Vorschrift darf ein gemeinnütziger Verein jährlich bis zu einem Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung und darüber hinaus bis zu 10% der sonstigen zeitnah zu verwendenden Mittel einer freien Rücklage zuführen. Sonstige zeitnah zu verwendende Mittel sind z.B. Mitgliedsbeiträge und Spenden sowie der Gewinn aus Zweckbetrieben und aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben. Das heißt, dass der Verein diese 10% als freie Rücklage (Reserve) auf dem Konto belassen kann, ohne ihr eine konkrete Zweckbestimmung zuzuordnen. Diese Regelung ist auch sinnvoll, da immer unvorhergesehene Ausgaben anfallen können.

Aus dem Gesagten geht also hervor, dass, entgegen oft fälschlicher Meinungen und Auffassungen, der Verein sein Geschäftsjahr nicht mit "Plusminus Null" abschließen muss.

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