Geschäfts- und Kassenbericht

Die Rechenschaftslegung im Verein hat vor allem die Aufgabe, den Verlauf des Geschäftsjahres und die Lage des Vereins darzustellen und den buchmäßigen Jahresabschluss zu erläutern.

Gesetzliche Grundlagen
Die Geschäftsführungspflichten des Vorstands ergeben sich aus § 27 Abs.3 BGB in Verbindung mit den Auftragsvorschriften (§§ 664ff. BGB). Dort ist unter § 666 BGB geregelt, dass der Vorstand als Beauftragter verpflichtet ist, seinem Auftraggeber und Dienstherren - dem Verein - Auskunft zu geben und Rechenschaft abzulegen. Wie, in welcher Form und zu welcher Gelegenheit der Vorstand diesen Pflichten nachkommen muss, kann in der Satzung konkretisiert und im Detail geregelt werden. Dies ist von Verein zu Verein unterschiedlich und nicht zwingend. Seinen Pflichten auf Auskunftserteilung und Rechenschaftslegung muss der Vorstand in jedem Fall in der Mitgliederversammlung nachkommen, vor allem dann, wenn es um die Frage der Entlastung des Vorstandes geht. Im Rahmen des Geschäftsberichts des Vorstands muss auch die Rechnungslegung für die abgelaufene Amtsperiode erfolgen. Zu beachten ist dabei, dass der Vorstand das Vermögen im Auftrag des Vereins treuhänderisch verwaltet und über das Ergebnis selbstverständlich berichten muss. Grundlage für die Verpflichtung ist § 259 BGB, wonach der Vorstand die Rechnungslegung des Vereins vorzulegen hat.

Der Rechenschafts- bzw. Geschäftsbericht
Der Geschäftsbericht ist das wesentlichste Mittel, die Vereinsmitglieder über die Lage des Vereins zu unterrichten. Er ist daher mit großer Sorgfalt zu erstellen. Der Bericht muss unmissverständlich, vollständig (mit bestimmten Ausnahmen) und wahr sein. Er soll ja der Jahresmitgliederversammlung die Grundlage für ihre Beschlüsse (Entlastungserteilung, Wahlen usw.) geben. Er muss alles erörtern, was nach vernünftigem Ermessen und nach der Verkehrsanschauung zur Beurteilung der Vereinsverhältnisse nötig ist.
Auch nach Abschluss des Geschäftsjahres eingetretene oder erst dann bekannt gewordene Vorgänge von besonderer Bedeutung sind in der Mitgliederversammlung mitzuteilen, weil sie die Beschlussfassung beeinflussen können. Üblich ist es ebenfalls, sich auch über die Aussichten im neuen Geschäftsjahr möglichst in Form eines Haushaltsplanes, der separat vorgetragen werden kann, zu äußern.
Der Bericht darf nichts Wesentliches verschweigen, auch nicht etwas für den Verein Nachteiliges. Unberechtigtes Verschweigen kann die Unwirksamkeit eines auf dem Bericht fußenden Beschlusses zur Folge haben.

Eine viel diskutierte Frage betrifft immer wieder, inwieweit der Vorstand Rechenschaft über gezahlte Löhne, Gehälter und sonstige Entschädigungen geben muss. Wenn aus einem Geschäftsbericht nur die Gesamtpersonalkosten des Vereins ersichtlich sind, müssen diese auf die Frage eines Vereinsmitglieds nach Löhnen und Gehältern einerseits und sozialen Aufwendungen und Ruhestandsbezügen andererseits aufgeschlüsselt werden. Diese Auskunft kann sogar im Klageweg erzwungen werden. Bei den zu entlastenden Vorstandsmitgliedern (nicht bei anderen Mitarbeitern des Vereins) kann auch Auskunft darüber verlangt werden, wie viel davon auf die einzelnen Vorstandsmitglieder entfällt.

Der Rechenschafts- und Geschäftsbericht darf sich nicht nur auf den Stand am Schluss des Geschäftsjahres erstrecken, er muss vielmehr die Gestaltung des Vermögensstandes und die Entwicklung der Verhältnisse des Vereins während des verflossenen Vereinsjahres ergeben. Er muss alle wichtigen Vereinsereignisse erwähnen, die von wesentlichem Einfluss auf das Vereinsleben waren. Dazu gehören z.B. der Ausgang eines die Interessen des Vereins berührenden Prozesses, der Abschluss bedeutungsvoller Verträge, Unglücksfälle und sonstige Ereignisse, die ungünstig auf den Verein einwirkten, besondere Veranstaltungen, Wettbewerbe und ähnliches. 

Der Bericht hat ferner den Zu- und Abgang von Mitgliedern auszuweisen, bei Abgängen nach Möglichkeit auch den Grund des Ausscheidens der einzelnen Mitglieder. 

Die Berichterstattung hat den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaftslegung zu entsprechen. Sie erfordert also auch eine Rechtfertigung getroffener Maßnahmen.
Die Berichterstattung kann jedoch insoweit unterbleiben, als das überwiegende Interesse des Vereins oder der Allgemeinheit es erfordert. Das Verschweigen darf jedoch nicht zu falschen Angaben führen (siehe oben). Was der Bericht sagt, muss wahr sein; er braucht in diesem Ausnahmefall nur nicht vollständig zu sein. Ein überwiegendes Interesse des Vereins an der Geheimhaltung muss vorliegen. Schadet die Offenlegung dem Verein mehr, als sie einzelnen Vereinsmitgliedern nützt, so kann sie unterbleiben. Steuerliche Interessen oder die Möglichkeit unbequemer Anfragen und Erörterungen in der Presse entbinden jedoch im Allgemeinen nicht von der Berichterstattung.

Der Bericht hat endlich die Beziehungen, die zu über- oder untergeordneten Vereinen/Verbänden bestehen, zu erwähnen. Er muss die Art der Beziehungen klar kennzeichnen. Auch wichtige Änderungen in der Art und dem Umfang dieser Beziehungen sind zu berichten. Aussichten und Zweck solcher Beziehungen sind nur anzugeben, wenn besondere Umstände eine Rechtfertigung hierfür erfordern.

Wird der Rechenschafts- und Geschäftsbericht in schuldhafter Weise nicht oder nicht ordnungsgemäß erstattet, so liegt Pflichtverletzung vor, welche die Abberufung des Vorstands zur Folge haben kann, aber nicht muss. Trotz eines mangelhaften Berichtes könnte die Mitgliederversammlung Entlastung erteilen, weil sie in ihrer Beurteilung der Geschäftsführung des Vorstandes frei ist.

Der Geschäfts- oder Rechenschaftsbericht - zumindest der Teil, der die gemeinnützige Tätigkeit des Vereins darstellt - kann als Grundlage für den Tätigkeitsbericht dienen, der regelmäßig dem Finanzamt vorgelegt werden muss.

Der Kassenbericht
Der Kassenbericht kann eigenständig - normalerweise vom Kassenwart / Schatzmeister vorgetragen -, aber auch Bestandteil des Rechenschafts-/ Geschäftsberichtes sein. Er muss klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Dabei ist auf das durchschnittliche Verständnis eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Vereinsmitglieds abzustellen.

Der Kassenbericht muss die Einnahmen (Beiträge, Überschüsse aus Veranstaltungen, Schenkungen, Einnahmen aus Verpachtungen und dergl.) und die Ausgaben (Materialien-Ankauf, Schreib- und Portoauslagen, Gehälter, Aufwandsentschädigungen, Reisekosten, steuerliche Abgaben, Sitzungsgelder, Gratifikationen, Pauschalbeträge für Auslagen, Ausgaben für Miete, Pacht und dergl.) enthalten. Außerdem auch schwebende Verhandlungen, neuaufgenommene oder abgebrochene Beziehungen zu anderen Vereinen oder ganz allgemein zu Dritten sind zu erwähnen.
Überschreitungen des von der Vorjahresmitgliederversammlung festgesetzten Voranschlags sind auf alle Fälle besonders anzuführen und zu begründen. Der Kassenbericht braucht zwar nicht zu wiederholen, was sich aus dem Jahresabschluss selbst ergibt. Wesentliche Abweichungen von früheren Jahresabschlüssen sind aber zu erörtern. Dies kann für die Beurteilung der Lage des Vereins von besonderer Bedeutung sein.

Wie müssen die Berichte vorgelegt werden?
Der Geschäftsbericht selber kann mündlich vorgetragen werden. Der Kassenbericht aber muss auf jeden Fall schriftlich niedergelegt werden und in der Mitgliederversammlung schriftlich vorliegen. Er kann entweder gleich mit der Einladung verschickt oder direkt bei der Mitgliederversammlung ausgelegt werden. Jedes Mitglied hat ein Einsichtsrecht. Entgegenstehende Satzungsregelungen sind unwirksam!

Diese Verpflichtung ergib sich wiederum aus dem § 27 BGB zur ordnungsgemäßen Rechenschaftslegung. Außerdem verlangt ja auch das Finanzamt für jedes Jahr einen ordnungsgemäßen schriftlichen Jahresabschluss.

Zurück zur Übersicht