Vertretung im Außenverhältnis

Wenn die Vereinsvertretung nicht anders geregelt ist, müssen alle Vorstandsmitglieder gemeinsam handeln. Da dies jedoch relativ unpraktikabel ist, schreibt die Satzung meistens eine andere Regelung vor: "Der Verein wird durch den Vorsitzenden vertreten, im Verhinderungsfall durch seinen Stellvertreter, und einem weiteren Vorstandsmitglied gemeinschaftlich". Praktikabler und in den meisten Satzungen zu finden ist aber: "Der Verein wird vertreten durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich". Nicht mehr ganz zeitgemäß ist dagegen: "Der Verein wird allein vertreten durch seinen Vorstandsvorsitzenden oder seinen Stellvertreter".

Als Vorstandsmitglied sollte man darauf achten, dass der Vertragspartner erkennt, dass man für den Verein handeln darf. Anderenfalls könnte z.B. eine Anschaffung nichtig sein. So schlimm wird es wahrscheinlich nicht kommen, Verträge für den Verein sind aber nur gültig, wenn durch einen Vereinsstempel oder durch den Text der Unterschriftszeile deutlich wird, dass der Verein der Vertragspartner ist und nicht eine Einzelperson.

In der Satzung kann die Vertretungsmacht auch in der Sache rechtswirksam gegenüber Dritten eingeschränkt werden, indem bestimmte Geschäfte grundsätzlich verboten werden, wie z.B. Grundstückskäufe, Geldanlagen außerhalb von Kreditinstituten oder bestimmte Geschäfte eines Beschlusses der Mitgliederversammlung bedürfen, z.B. Kreditaufnahmen, Einstellung von hauptamtliche Mitarbeitern usw.

Wenn ein Vorstandsmitglied die Vertretungsmacht überschreitet, z.B. durch den Abschluss eines verbotenen Geschäftes für den Verein oder die interne Beschlusslage (Mitgliederversammlung, Vorstand) deckt nicht den abgeschlossenen Vertrag, kann es zu einer Eigenhaftung für den Handelnden persönlich kommen.

Nicht eingeschränkt werden kann der Vorstand in der so genannten Passivvertretung. Das heißt, die Abgabe einer Willenserklärung einem Vorstandsmitglied gegenüber muss der gesamte Vorstand und damit der Verein gegen sich gelten lassen. Die Kündigung einer Mitgliedschaft, falls sie nicht formgebunden ist, kann mit rechtlicher Wirkung auch nur einem Vorstandsmitglied gegenüber erklärt werden.

Es ist durchaus sinnvoll und ja auch gängige Praxis, dass die Aufgaben des Vorstands auf die einzelnen Mitglieder verteilt werden - die so genannte Ressortverantwortlichkeit eingeführt wird. Siehe "Aufgaben des Vorstandes"

Im Vereinsvorstand gilt grundsätzlich die Gesamtgeschäftsführung, d.h. alle Entscheidungen werden im Vorstand durch Abstimmung getroffen. Damit ist auch jedes Vorstandsmitglied für alle Handlungen verantwortlich. Dies gilt auch, wenn der Vorstand die Aufgaben untereinander, z.B. durch Stellenbeschreibungen verteilt hat, ohne dies satzungsmäßig zu verankern.

Immer dann, wenn die Aufgaben des Vereins komplexer werden, wenn steuerrechtliche oder personalrechtlich Fragen eine Rolle spielen oder größere Vermögen z.B. Clubheim mit Gastronomie, Tennishalle, zu verwalten sind, bietet sich schon aus Gründen der Effizienz der Vorstandsarbeit eine echte Ressortaufteilung an. Rechtlich wird eine solche Ressortaufteilung nur anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Ressortaufteilung wird in der Satzung festgelegt oder die Satzung ermächtigt den Vorstand, eine Ressortaufteilung vorzunehmen.
  • Es erfolgt eine genaue Aufgabenverteilung, die eine klare Abgrenzung der einzelnen Ressorts ermöglicht.
  • Der Ressortleiter erhält ausreichende Kompetenzen, um die üblichen Entscheidungen in seinem Ressort allein treffen zu können, ohne dass ein zusätzlicher Vorstandsbeschluss erforderlich ist.
  • Der Ressortleiter hat die persönliche und fachliche Eignung für sein Ressort. Die persönliche Eignung erklärt sich von selbst, die fachliche Eignung bedeutet, dass der Ressortleiter die notwendigen fachlichen Kenntnisse für sein Ressort haben muss oder in der Lage sein muss, diese sich anzueignen.

Die Vorteile dieser Regelung liegen auf der Hand. In den Vorstandssitzungen gibt es deutlich weniger Beratungs- und Diskussionsbedarf. Der Ressortleiter kann schnell und fachgerecht entscheiden und als Fachmann auf seinem Gebiet ist er in der Lage, haftungsrechtliche Risiken realistisch einzuschätzen und zu minimieren. Dem Vorstand obliegt lediglich noch die Verpflichtung, sich regelmäßig vom Ressortleiter informieren zu lassen und so zu kontrollieren, dass dieser seinen Aufgaben nachkommt. Für kleinere Vereine kann es ausreichend sein, lediglich das Ressort "Finanzen" einschließlich der steuerlichen Fragen in der oben geschilderten Weise einem Ressortleiter "Kassenwart/Schatzmeister" zuzuweisen.

Nun gibt es im Verein vielfältige Aufgaben, die nicht immer vom Vorstand erledigt werden müssen. Nehmen wir zum Beispiel die Aufgaben der Abteilungsleiter in einem Mehrspartenverein, des Jugendwartes, des Verantwortlichen für das Clubheim oder eines außerhalb des Vorstands beauftragten Geschäftsführers oder des Leiters der Vereinsgeschäftsstelle.

Das Vereinsrecht kennt hierfür den "besonderen Vertreter" gemäß § 30 BGB. Hiernach kann der Vorstand diesen Personen nicht nur interne Entscheidungskompetenz übertragen, sondern können diese den Verein auch nach außen vertreten und für ihn rechtsverbindlich Geschäfte abschließen. Voraussetzung dafür ist, dass in der Satzung entweder festgelegt ist, dass besondere Vertreter von der Mitgliederversammlung gewählt werden können, oder dass der Vorstand besondere Vertreter ernennen und abberufen kann. Der besondere Vertreter hat die Stellung eines Vorstandes nach § 26 BGB und ist damit ein vertretungsberechtigtes Organ des Vereins. Die Vertretungsmacht erstreckt sich jedoch nur auf die Rechtsgeschäfte, die der zugewiesene Aufgabenbereich gewöhnlich mit sich bringt. Da solche Geschäfte den Verein natürlich binden, sollte die Vertretungsmacht beschränkt werden, etwa durch eine schriftlich erteilte Vollmacht mit einer klaren Abgrenzung des Tätigkeitsfeldes oder sogar durch Darlegung der Beschränkung in der Satzung.

Möchte man so weitreichende Bestimmungen nicht in die Satzung aufnehmen, kann der Vorstand auch andere Vereinsmitglieder oder Dritte mit der Vertretung des Vereins durch Rechtsgeschäfte beauftragen, sofern die Satzung eine Vollmachterteilung nicht ausdrücklich verbietet. Diesen Personen kann durch den Vorstand für den bestimmten Zweck eine entsprechende Vollmacht ausgestellt werden: "Wir beauftragen und bevollmächtigen Herrn Peter Mustermann, Anschrift, für den Verein …., folgende Aufgaben bis zum …. wahrzunehmen: 1. 2. 3. usw.".
Die Vollmacht muss sachlich und in der Höhe bzw. dem Zeitraum begrenzt sein, da eine Generalvollmacht unzulässig ist und ein Haftungsrisiko in sich birgt.

Eine Verpflichtung des Vereins aufgrund einer Anscheinsvollmacht kann gegeben sein, wenn jemand ohne Vertretungsmacht (Satzung, Vollmacht) für den Verein Geschäfte abschließt, der Verein und seine Organe dies zwar nicht gewusst haben aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätten erkennen müssen und der Geschäftspartner nach Treu und Glauben und mit Rücksicht auf die Verkehrssitte davon ausgehen konnte, dass der Verein von diesen Handlungen wusste.

Eine Duldungsvollmacht liegt vor, wenn der im Namen des Vereins Auftretenden keine Vollmacht hat, der Verein und seine Organe ihn jedoch wissentlich agieren lassen und der Geschäftspartner dieses Dulden nach Treu und Glauben dahin auffassen durfte, das der Handelnde eine satzungsmäßige oder rechtsgeschäftliche Vertretungsbefugnis hat. Siehe auch: "Vollmachten"

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