Haftung des Vorstandes für Abteilungsfinanzen

In vielen Vereinen werden Abteilungen gebildet, die sich mehr oder weniger selbst verwalten. Das geht bis zur Einrichtung von eigenen Kassen/Konten, in denen die Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Der Vereinsführung sollte jedoch bewusst sein, welche Probleme das mit sich bringen kann, wenn die Abteilungen nicht korrekt Buch führen oder ihren Etat nicht rechtmäßig verwenden.

Welche rechtliche Stellung haben Abteilungen im Verein?

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen für Abteilungen im Verein. Sie sind unselbstständige Untergliederungen. Ob und wie Abteilungen eingerichtet werden, muss in der Satzung festgeschrieben sein (Siehe: "Abteilung oder Zweigverein")

Wem gehört das Geld?

Die Vereinssatzung kann der Abteilung das Recht zur Selbstverwaltung einräumen. Diese Selbstverwaltung schließt die Rechenschaftspflicht gegenüber dem Gesamtvorstand aber nicht aus.
Das von den Abteilungen verwaltete oder genutzte Vermögen gehört in jedem Fall rechtlich dem Gesamtverein. Die Abteilungen sind keine Eigentümer des Vermögens. Sie sind nur nutzungsberechtigt und verwalten einen Anteil vom Vereinsvermögen.

Wofür dürfen die Abteilungengelder verwendet werden?

Alle Einnahmen und Ausgaben der Abteilungsgelder unterliegen der steuerlichen Zweckbindung. Ein Verstoß gegen die Gemeinnützigkeit trifft den Gesamtverein. Die Steuerbegünstigung würde dem gesamten Verein entzogen.

Die Ausgaben der Abteilungen müssen sich im Rahmen der Vereins-Satzung und evtl. Ordnungen bewegen. Auch wenn die Gelder der Abteilung beispielsweise über Veranstaltungen selbst erwirtschaftet wurden oder die Beiträge direkt in die Abteilungen fließen, bleiben sie Eigentum des Gesamtvereins und dürfen nicht an die Mitglieder der Untergliederung zurückgeführt werden. Auch nicht in Form von geselligen Veranstaltungen oder Ausflügen außerhalb der zulässigen Beträge.
Das bedeutet auch, dass bei einer Abspaltung einer Abteilung, diese keinen Anspruch auf Vermögenswerte hat.

Wie wird abgerechnet?

Die Verantwortung für die Buchhaltung liegt beim Vorstand des Gesamtvereins. Der in der Untergliederung für die Abrechnung zuständige Kassenwart gilt dann als Hilfsperson des Gesamtvorstandes (Schatzmeisters).
Die Untergliederung muss eine stimmige Abrechnung vorlegen, alle Einnahmen und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen, eine Kassenprüfung hat zu erfolgen.

Die Zahlen der Abrechnung der Abteilung müssen in die Buchhaltung des Vereins einfließen. Ist dies nicht der Fall, ist die Rechnungslegung des Vereins unvollständig. Die Buchführung ist dann nicht ordnungsgemäß.

Um die Gemeinnützigkeit des Gesamtvereins nicht zu gefährden, muss der Vorstand klare Vorgaben bezüglich der Kassenführung von Untergliederungen geben. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist regelmäßig zu kontrollieren. Empfehlenswert sind Abteilungs- bzw. Finanzordnungen (Siehe: "Ordnungen")

Die Kassierer der Abteilungen sollten die Einnahmen und Ausgaben in regelmäßigen Abständen vom Schatzmeister/Kassenwart des Gesamtvereins buchhalterisch erfassen lassen.
Diese Verpflichtung ist keine Misstrauensbekundung gegenüber den ehrenamtlichen Kassierern in den Abteilungen. Es handelt sich lediglich um eine Anpassung an die Anforderungen, die die Finanzämter stellen.

Um sich als Gesamtvorstand abzusichern, sollte man sich eine Vollständigkeitserklärung über die gelieferten Daten von den Abteilungsleitern unterschreiben lassen.

Quelle: Prof. Gerhard Geckle, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, Freiburg.

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