Aufwandsentschädigung/Ehrenamtspauschale

In den meisten Satzungen gemeinnütziger Vereine steht, dass der Verein ehrenamtlich geführt wird, was so viel wie unentgeltlich bedeutet. Viele Vereine möchten ihren Vorstandsmitgliedern aber dennoch eine kleine Aufwandsentschädigung zahlen, sind sich aber nicht sicher, ob das mit der Gemeinnützigkeit und dem Steuerrecht vereinbar ist.

1. Aufwendungs- oder Auslagenersatz
Beim Aufwendungsersatz geht es niemals um eine Zahlung für geleistete Arbeit. Wann ein Anspruch auf Aufwendungsersatz besteht, ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) genau geregelt:
In § 670 BGB heißt es: "Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet."  (Siehe: "Die Aufwandsspende")

Ohne gemeinnützigkeitsrechtliche Konsequenzen ist es daher möglich, dass z.B. für Fahrten, die außerhalb des Vereinssitzes im Interesse des Vereins/Verbandes vorgenommen werden, eine steuerfreie Aufwandsentschädigung in Höhe von max. 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Reisekostenrecht) bei Benutzung des Privatwagens gewährt wird. Diese Erstattung kann auch zusätzlich zur Übungsleiterpauschale erfolgen. Aber Achtung! Die Finanzämter gehen mehr und mehr dazu über, die angegebenen Kilometer nachzuprüfen.

Ebenfalls ist in diesem Zusammenhang möglich, die Zahlung der steuerlichen Reisekostensätze, wie der Übernachtungspauschale und des Verpflegungsmehraufwands, falls eine Fahrt über 8 Stunden hinausgeht.

Natürlich können auch gegen Vorlage von Belegen z.B. Telefonkosten, verauslagte Kosten für Büromaterialien, Internet u.ä. ohne Gefährdung der Gemeinnützigkeit und ohne, dass eine Steuerpflicht für den Empfänger entsteht, erstattet werden.

2. Pauschale Aufwandsentschädigung / Ehrenamtspauschale 

Der Begriff der Aufwandsentschädigung kommt aus dem Steuerrecht und bedeutet eine Vergütung, beispielsweise für geleistete Arbeit bzw. die Zeit, die dafür aufgewendet wurde.

Am 10. Oktober 2007 wurde das "Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements" beschlossen, nach dem pauschale Aufwandsentschädigungen nach § 3 Nr. 26a EStG ohne Einzelnachweis in Höhe von bis zu 720 Euro (ab 2013) pro Jahr (durchschnittlich 60,00 Euro pro Monat) gezahlt werden können, die weder beim Verein noch beim Empfänger zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen führen. Der Betrag muss aber "fließen". Es handelt sich also nicht um einen Steuerfreibetrag der pauschal vom zu versteuernden Einkommen abgesetzt werden kann.  

Wenn der Empfänger der Ehrenamtspauschale allerdings schriftlich erklärt, den Betrag wieder zu spenden (Aufwandsspende), dann muss kein Geld fließen (BMF-Erlass vom 7. Juni 1999).

Für die Zahlung von pauschalen Aufwandsentschädigungen müssen Beschlüsse des Vereins existieren und er muss natürlich wirtschaftlich dazu in der Lage sein. Das ist auch die Voraussetzung, falls der Empfänger seine Entschädigung wieder spenden will (siehe auch…).

3. Wie verhält es sich bei einer höheren Aufwandsentschädigung?

Wird einem Ehrenamtlichen eine höhere Entschädigung als 720 Euro gezahlt, ist der Betrag darüber steuer- und sozialversicherungspflichtig. Außerdem sollte das auf der Grundlage eines Dienstvertrages geschehen.

Zusätzlicher Aufwendungsersatz (siehe Pkt. 1) kann unabhängig davon gezahlt werden.

4. Satzungsgestaltung

Gemeinnützigkeitsrechtlich gilt, dass Vergütungen, die über einen nachgewiesenen Aufwandsersatz hinausgehen, nur zulässig sind, wenn die Satzung entsprechende Regelungen enthält.

Da in vielen Satzungen steht, dass die Vorstandsarbeit ehrenamtlich ausgeübt wird, könnte die Auszahlung einer solchen pauschalen Aufwandsentschädigung zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen.

Planen Vereine/Verbände die Auszahlung der Ehrenamtspauschale, ist es zwingend erforderlich, eine Passage in die Satzung aufzunehmen, die diese Zahlungen ausdrücklich erlaubt. Diese könnte so oder so ähnlich lauten:  

Die Organe des Vereins (§ ...) können ihre Tätigkeit gegen eine angemessene Vergütung ausüben.
Bei Bedarf können Vereinsämter im Rahmen der haushaltsrechtlichen Möglichkeiten entgeltlich auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 26 a EStG ausgeübt werden.
Die Entscheidung über eine entgeltliche Vereinstätigkeit trifft …(zuständiges Organ benennen). Gleiches gilt für die Vertragsinhalte und –bedingungen.

5. Dokumentationspflicht 

Da jeder Verein die Erfüllung der Anforderungen an die Ehrenamtspauschale auch nachweisen muss, empfiehlt sich nicht nur die Zahlungen zu dokumentieren, sondern auch die Art und den Umfang der Tätigkeit schriftlich festzuhalten.
Außerdem sollte sich der Verein bestätigen lassen, dass die Steuerbefreiung nicht bereits in einem anderen Verein – teilweise oder ganz - in Anspruch genommen wurde.

Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements

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